Organizza meglio: lavoro

LAVORARE MENO, LAVORARE MEGLIO

ORGANIZZARE MEGLIO FLUSSO DI LAVORO, TEMPO E ENERGIE

  • Hai la sensazione che la mole di lavoro sia sempre in aumento?
  • Che il tempo, tuo e delle persone con cui lavori, non sia mai abbastanza?
  • Che le risorse personali e aziendali (spazi, tempi, energie e risorse economiche) siano mal sfruttate o sprecate?
  • È una sensazione diffusa in azienda?
  • Questo influisce sulla gestione delle risorse aziendali e sulla produttività dell’intero flusso di lavoro?

Un business che non è ottimamente organizzato sostiene dei costi inutili: i dipendenti, i clienti e i profitti rischiano di perdersi nella confusione di un ambiente di lavoro disorganizzato e improduttivo. Attraverso laboratori di gruppo e interventi di consulenza individuale aiutiamo a sviluppare abitudini efficaci per sostenere con soddisfazione il carico di lavoro, mantenere l’ordine ed alleggerire le operazioni. Diamo strumenti e metodi pratici, soluzioni semplici ed efficaci, subito applicabili al proprio lavoro e con un impatto immediato in termini di ottimizzazione dello spazio, del tempo, del flusso del lavoro, della gestione dei documenti e delle informazioni.
Aiutiamo ad allenare le abilità e le competenze organizzative al fine di incidere sul benessere psico-fisico della persona, che vede migliorare la propria capacità di affrontare le richieste e aumentare così anche la soddisfazione personale. Ciò contribuisce a lavorare meglio con le persone e impatta positivamente sull’organizzazione aziendale.

FORMAZIONE E CONSULENZA

Percorsi formativi e aree di intervento sono centrati sempre sull’organizzazione personale con l’obiettivo di allenare le capacità organizzative e dare strategie e strumenti pratici per organizzarsi meglio. A titolo esemplificativo e non esaustivo i temi affrontati possono essere:

  • gestione del tempo e delle risorse personali
  • organizzazione della scrivania e degli spazi di lavoro
  • flusso di lavoro
  • gestione delle email
  • gestione delle riunioni
  • gestione delle distrazioni digitali
  • gestione dell’attenzione
  • cosa succede tra una riunione e l’altra
  • condivisione del lavoro e impostazione organizzativa del lavoro di gruppo
  • sistemi di archiviazione
  • trovare le cose in 5 secondi o meno
  • gestione delle liste di cose da fare e del calendario
  • condivisione degli spazi di lavoro
  • lavorare in remoto/in movimento
  • lavorare da casa
  • giornata sostenibile
  • space clearing digitale

INCONTRI FORMATIVI hanno generalmente una durata di mezza giornata, con momenti di interazione e di scambio con i partecipanti, in un’atmosfera rilassata e divertente, con proiezioni multimediali, esercizi e giochi. L’obiettivo è di fornire ai presenti le nozioni base e le strategie per imparare ad organizzarsi meglio e di suggerire strumenti pratici subito applicabili per aumentare l’ordine mentale e fisico.
PERCORSI INDIVIDUALI
sono appuntamenti individuali di circa un’ora per un periodo variabile da qualche settimana a qualche mese. L’obiettivo è supportare la persona nel trovare il proprio modo di organizzarsi e migliorare l’approccio al lavoro da un punto di vista sia pratico che emotivo.

ALCUNI PERCORSI PROPOSTI

  • Questo lo faccio domani. Laboratorio sulla gestione del tempo e sull’ottimizzazione delle energie mentali
  • Non ce la posso fare, sono davvero troppe! Laboratorio sulla gestione delle mail per arrivare ad un rapporto equilibrato con questo strumento
  • Dov’è finita la mia penna? Laboratorio sull’organizzazione della scrivania per fare spazio al lavoro, ai nuovi progetti e alla creatività
  • Niente da fare, oggi c’è la riunione! Laboratorio sulla gestione delle riunioni: da perdita di tempo a confronto efficiente e strategico
  • E il documento dove lo trovo? Come archiviare i documenti propri e condivisi e ritrovarli al primo colpo

Nel corso della valutazione iniziale insieme a te valutiamo quali percorsi formativi possano essere adatti, affrontando gli argomenti personalizzati e tagliati su misura sulle tue esigenze personali e aziendali, e con quali modalità e tempistiche possano funzionare al meglio.

TESTIMONIANZE

Ho avviato con Organizzare Italia un percorso di consulenza mirata alla messa a fuoco di alcune problematiche organizzative e alla individuazione delle relative soluzioni. Ho apprezzato la competenza e la capacità di definire con precisione e chiarezza gli obiettivi prefissi ad ogni incontro, di veicolare contenuti utili al miglioramento dell’organizzazione aziendale, di rispondere alle specifiche esigenze che si manifestano in corso d’opera.
Il lavoro svolto insieme mi ha permesso di individuare con chiarezza alcune delle aree di maggiore criticità che ostacolano i processi decisionali, nonché di definire alcune strategie utili per limitare le perdite di tempo ed incrementare i risultati. Ho tratto evidenti vantaggi nelle seguenti attività quotidiane: gestione della documentazione, gestione della posta elettronica, programmazione e pianificazione delle attività. 
Antonio Penso, direttore Fondazione Flaminia

Il nostro colloquio è stato per me determinante. Dopo aver parlato con il vostro Professional Organizer, ho deciso che dovevo riappropriarmi delle mie giornate, della mia vita, uscendo da quell’apnea e quella depressione nella quale la mancanza di lavoro mi aveva fatta scivolare. Ho deciso di ascoltare e di programmare la mia giornata dedicando solo parte di essa alla ricerca di lavoro. … la mancanza di riscontro alle mie domande di lavoro mi aveva fatto completamente perdere la fiducia in me stessa, mi dicevo che avrei dovuto mantenere l’impegno che avevo e per il quale avevo lottato, che non avrei mai più potuto ricoprire una posizione di responsabilità ed avere uno buon stipendio.
E invece un giorno vedo un annuncio di lavoro molto interessante, rispondo anche se è per un ruolo più importante di quello che ho ricoperto finora e, con mia sorpresa, mi faccio coraggio e decido di telefonare a che si occupa della selezione per avere qualche informazione in più. Risultato: dopo mezz’ora l’azienda mi convoca per un primo colloquio l’indomani mattina, poi seguono altri incontri e ora ho iniziato a lavorare!! E’ una sfida, ma ce la sto mettendo tutta ed ho ritrovato l’energia di una volta. Quando ci penso mi sembra fin troppo perfetto, ma va bene così, e guardo avanti senza farmi 2000 pare prima del tempo. Questo grazie al vostro aiuto. Vi auguro di poter essere così utile anche per tutte le altre persone che seguirai. 
I.B.

L’intervento mi è stato molto utile sia a livello personale che organizzativo, infatti mi sento meno ansiosa e continuo sulla stessa linea di apprendimento. Il voto che do all’intervento in affiancamento per la riorganizzazione è eccellente! L.D.

Grazie mille per il tempo che ci avete dedicato. È lavoro, vero, ma quando è fatto con il vostro spirito sembra quasi un bel passatempo. Il vostro approccio nel gruppo mi è piaciuto molto, e siete riusciti a coinvolgere anche chi solitamente non si appassiona a nulla, quindi do un voto assolutamente positivo sul “coinvolgimento”.
Sempre nelle lezioni di gruppo ho avuto modo di capire approfonditamente alcuni importanti argomenti […]. Considero i vostri insegnamenti, o suggerimenti, uno spunto di miglioramento personale non solo legato al lavoro, ma un po’ a tutto. In piccola parte ora riesco a “staccare” dal lavoro più velocemente rispetto a 1 mese fa, non manco ad appuntamenti personali … e me ne rendo conto perché me lo fa notare la mia compagna. Grazie anche da parte sua… Non ho altro da aggiungere sui concetti che ci avete spiegato e sui metodi illustrati: per ora funziona tutto (dannato pareto…). Devo solo affinare le tecniche! Giorgio D.

La necessità di avere un aiuto nella gestione del tempo, nasce da una richiesta aziendale di migliorare l’organizzazione interna e di conseguenza la situazione emotiva di ogni capo reparto. In seguito ai primi incontri ho evidenziato le seguenti problematiche: gestione del lavoro in multitasking, non utilizzo di strumenti nella gestione del tempo, difficoltà nel tenere tutto sotto controllo, mal gestione del tempo dei miei sottoposti, difficoltà nel gestire le deleghe, senso di inadeguatezza al ruolo, senso di affanno nella gestione di ogni attività. In seguito al percorso intrapreso, prima di gruppo poi personale, ho raggiunto i seguenti risultati:

  • Limitazione e quasi eliminazione del Multitasking
  • Utilizzo di strumenti che mi aiutino a gestire il tempo e le attività, to do list e calendario
  • Miglior gestione del tempo dei sottoposti in seguito ad un’analisi giornaliera delle cose da fare coordinate insieme a loro
  • Deleghe in e out calendarizzate o inserite nella to do list
  • Miglior percezione delle mie capacità organizzative
  • Gestione delle attività sotto controllo e quindi minor senso di affanno

Consiglio vivamente a tutte le persone che devono rivestire un ruolo di responsabilità e che devono gestire oltre al proprio lavoro, anche quello di altre persone, di svolgere un percorso di questo tipo, in modo da poter arrivare sia ad una gestione migliore del tempo, ma anche ad una qualità migliore del tempo investito. Ritengo di dover lavorare ancora su alcuni aspetti, ma la cosa positiva è che ora ho gli strumenti per poter capire dove e come agire per migliorare l’efficacia e l’efficienza del mio processo e delle mie attività. Lavorare in modo più ordinato e concentrato ha un’influenza positiva sia sull’aspetto pratico del lavoro che sull’aspetto emotivo delle persone coinvolte. Valentina Saporetti – Mixer Spa

 

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Organizzare Italia sostiene quest’anno l’associazione INSIEME A TE che lavora per creare nella riviera romagnola un luogo dove persone con disabilità grave possano accedere in sicurezza, con facilità e gratuità alla spiaggia e al mare permettendo di poter godere di un bene semplice e comune, per un miglioramento del benessere dei diretti interessati e delle loro famiglie. Per più informazioni clicca qui.