Documenti: organizzarli per avere sotto controllo scadenze e pagamenti

Vi è capitato più di una volta di perdervi una scadenza oppure di smarrire una bolletta che dovevate pagare il giorno dopo? Se la vostra risposta è sì, niente paura, fate un bel respiro e ripartite con il piede giusto, magari iniziando a leggere questo articolo.

Nella vita domestica quotidiana, sia che viviate da soli o in famiglia, la gestione delle scadenze e dei pagamenti crea spesso problemi di stress e ansia soprattutto in termini di  gestione dei documenti ad essi collegati.

E allora cosa fare? Come liberarsi di bollette da pagare e scadenze assillanti? Come evitare le fastidiose conseguenze dei pagamenti ritardati o delle scadenze dimenticate? Come non perdere tempo e buonumore e avere i vostri documenti più importanti sotto controllo?

Di certo non potete affidarvi alla vostra memoria o a quella dei vostri familiari , né pensare che qualcuno risolverà magicamente il problema per voi! La soluzione più facile e sostenibile? Pianificare e  stabilire come e dove organizzare i documenti di casa per tenere sotto controllo scadenze e pagamenti.

Nonostante la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti degli ultimi anni, in ogni casa si possono trovare molti documenti cartacei quali ad esempio, a titolo non esaustivo :

  • Bollette per consumo di acqua, luce, gas e telefono
  • assicurazioni
  • tasse scolastiche o universitarie
  • multe  stradali
  • cambiali
  • canoni di locazione
  • spese condominiali
  • tasse comunali (ad esempio TARI, IMU,TASI)
  • fatture da saldare

E così tanti altri documenti e altrettante scadenze!

Ecco  allora alcune soluzioni semplici ed anti stress per imparare  a gestire documenti e relative scadenze:

  • Create un archivio documenti con un doppio scomparto dove conservare da un lato  i pagamenti in scadenza e dall’altro le ricevute  dei pagamenti effettuati (per semplificarvi la vita potreste individuare anche un cassetto non utilizzato o delle scatole e destinarli a questa funzione)Dopo aver effettuato il pagamento ricordatevi sempre che, per legge, tutte le ricevute dei pagamenti effettuati devono essere conservate per un determinato periodo di tempo che varia a seconda del termine di prescrizione dei diritti ad essi collegati!
  • Posizionate l’archivio in un luogo  della casa facilmente raggiungibile da tutti  i familiari ma riservato rispetto all’accesso di esterni.
  • Collegate all’archivio un calendario o un’agenda in cui  annotare le scadenze dei pagamenti e chi deve occuparsene e condividetelo con tutti i membri della famiglia.
  • Monitorate scadenze e pagamenti ogni settimana di modo che se avete dimenticato qualcosa , dovete aggiungere altre scadenze, avrete sempre chiaro l’ordine delle priorità e le scadenze più prossime. Potrebbe essere utile stabilire un giorno fisso alla settimana per creare la routine almeno all’inizio.
  • Prendendo spunto dal Lean Manufacturing potreste creare una tabella CCQ (Chi, Cosa, Quando) ripartendo i compiti  tra i vari familiari per evitare che lo stress di scadenze e pagamenti ricada su una sola persona e si perda di nuovo la bussola.
  • Se invece vi sono vocazioni tecnologiche personali o familiari per gestire le scadenze  potete trovare diverse app e software che aiutano a tenere sotto controllo i pagamenti e le scadenze.

Ricordatevi, però, che qualunque soluzione scegliate, che sia tecnologica o cartacea, l’importante è che il metodo sia approvato e condiviso da tutta la famiglia e che soprattutto non sia causa di ulteriore stress.

E infine per sdrammatizzare e dirvi che anche noi Professional Organizer siamo “umani”  vi racconto di … un esempio di perfetta unione tra cartaceo e digitale per la gestione di scadenze e pagamenti!  A casa mia da anni usiamo il metodo mApp (che sta per Memorizza sul calendario, Archivia e Applica). Il metodo creato e testato con successo dal mio papà  funziona così: lui conserva in un’apposita scatola i documenti e annota i promemoria delle scadenze in un’agenda condivisa e io applico il metodo eseguendo materialmente i pagamenti … rigorosamente on line.  Il nostro motto è mApp.. Scadenze senza stress! E vi assicuro che non perdiamo un colpo!

Enrica Laveglia

Enrica Laveglia

Problem Solver per passione, nella vita lavorativa faccio la Project Manager, la Consulente aziendale e la Professional Organizer. Compagna, amica e figlia, sono una donna solare, empatica e dinamica. Ogni giorno inseguo tenacemente i miei sogni e non smetto mai di sorridere. La mia passione sono da sempre le persone e mi piace creare network sia nella vita personale che professionale. La mia mission, nella vita e nel lavoro, è aiutare le persone a trovare la migliore soluzione per ogni problema di tipo organizzativo che sia aziendale, professionale o personale.

56 Condivisioni

Lascia un commento

B Corp
Organizzare Italia è una Certified B Corporation®, un network globale di aziende e persone che usano il business per risolvere problemi sociali e ambientali. Le B Corporation competono per essere non solo le migliori al mondo, ma le migliori per il mondo!

APOI

Professione regolamentata dalla Legge 4/2013 - Organizzare Italia è partner accreditato e organo di formazione dell'Associazione Professional Organizers Italia APOI e aderisce al suo Codice Etico.

Organizzare Italia sostiene quest’anno la Lega Italiana Fibrosi Cistica Associazione Veneta Onlus è impegnata a migliorare la qualità di vita dei malati di Fibrosi Cistica, finanziare acquisto di strumentazioni mediche, ricerca di base e master di specializzazione sulle problematiche della fibrosi cistica alimentando concrete speranze di poter curare questa malattia. Per più informazioni clicca qui.