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Netiquette: Scrivere meglio per ricevere meno email


di Irene Novello

Ricevere meno email è da sempre il mio obiettivo.

Ho un rapporto di amore e odio con le email, che uso dal lontano 1997, e so benissimo di non poterne più fare a meno.  Per evitare di riceverne a valanghe, sono alla continua ricerca della formula perfetta di stesura, quella che ti fa arrivare solo una email di risposta, con tutte le informazioni che avevi chiesto e nei tempi in cui le avevi chieste.

Utopia? No, se tutti prestassimo attenzione a come scriviamo

A CHI?

Individuiamo bene chi mettere nei campi:

  • A: il/i destinatario/i della email
  • CC: le persone che devono essere informate ed eventualmente coinvolte nelle risposte
  • CCN: le persone che devono essere informate, ma non viste dagli altri destinatari
    Warning!: chi si trova in CCN NON deve mai fare “rispondi a tutti”!

E per quanto riguarda le risposte… pensare se sia veramente necessario coinvolgere tutti!

OGGETTO CHIARO

Cerchiamo di dare molte informazioni con poche parole: ad esempio non solo “Invito”, ma “Invito festa Paola 10 febbraio”. Chi legge avrà così già un’idea del contenuto della email, e potrà ritrovarla facilmente quando necessario.

 

ACRONIMI

Possiamo inserire un acronimo alla fine dell’oggetto:

ASAP – As Soon As Possible – il prima possibile

EOM – End Of Message – fine del messaggio

FYI – For Your Information – per tua informazione

NRN – no reply needed – non è richiesta risposta

Se pensiamo che il destinatario non ne conosca il significato, possiamo mettere un asterisco con la spiegazione alla fine della email

 

STILE

A seconda della persona a cui scriviamo, impostiamo uno stile di linguaggio più o meno formale. Parole semplici, ortografia e tempi verbali corretti, maiuscole e minuscole (niente: ciao paola).

Meglio rileggere sempre una volta prima di inviare. Il refuso fa tanto superficiale.

5 W

Nell’esporre il/i motivo/i per cui scriviamo, cerchiamo di essere brevi e, se dobbiamo dare o chiedere più informazioni, usiamo gli elenchi puntati, il grassetto o il sottolineato.

Andiamo a capo alla fine del paragrafo e lasciamo uno spazio. In questo modo, il nostro lettore sarà facilitato e focalizzerà i punti essenziali della nostra email.

Possiamo anche far riferimento alle regole del giornalismo e indicare nell’email tutte le informazioni che rispondono alle 5 W:

  • Who? (Chi?)
  • What? (Cosa?)
  • When? (Quando?)
  • Where? (Dove?)
  • Why? (Perché?)

 

@

Se i destinatari sono diversi, possiamo richiamare l’attenzione di uno in particolare facendo precedere la @al nome

 

CALL TO ACTION

Se richiediamo di fare qualcosa, cerchiamo di essere precisi: ad esempio: “una relazione di 2000 battute -spazi compresi- in Word entro il giorno x”.

 

ALLEGATI

Controllare sempre il peso degli allegati e le loro estensioni: .pdf sì, .psd solo se si invia a un grafico.

 

CARATTERE

Usare caratteri ben leggibili a monitor. Un articolo di Bloomberg ha sancito che i font con le grazie sono quelli che si leggono meglio. In ogni caso, sceglietene uno che vi piace e che sia tra quelli più comuni, così tutti lo leggeranno.

 

IN CHIUSURA

Ringraziamenti, saluti e firma.

P.S. Il P.S. anche no!

 

Irene Novello

 

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