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Errori nell’uso della posta elettronica


Tutti usiamo la posta elettronica, per la maggior parte di noi è diventato uno strumento essenziale per il lavoro. La usiamo per scrivere e ricevere messaggi, ed ora la possiamo consultare praticamente ovunque e in ogni momento. Nonostante questa diffusione così capillare e l’uso così diffuso però  difficilmente riceviamo formazione sulle modalità del suo utilizzo efficiente. E così spesso invece che strumento utile diventa fonte di confusione e stressGli errori più comuni solitamente sono:

  1. Usare la mail come un archivio: la casella della posta dovrebbe servire solo a ricevere ed inviare comunicazioni. Tendiamo a conservare tutto e dobbiamo dedicare molto tempo per archiviare, ma ne vale veramente la pena? Si tratta di dati veramente essenziali per il nostro lavoro futuro?scrivere email
  2. Scrivere troppo velocemente: il mezzo è veloce, ma il rischio a volte è quello di scrivere senza porre troppa attenzione o non tenendo conto del destinatario, della chiarezza del testo e della completezza delle informazioni.
  3. Scrivere troppe email: non sempre la mail è lo strumento più efficace di comunicazione. In particolare quando lo scambio di email di botta e risposta diventa troppo frequente allora dobbiamo domandarci se non ci sia un metodo migliore per comunicare: una telefonata, una riunione o la condivisione su apposite piattaforme può rappresentare, in questi casi, una soluzione più funzionale.
  4. Leggere le email sempre e dappertutto: i dispositivi elettronici di ultima generazione ci permettono una connessione 24ore al giorno che sicuramente è una grande opportunità. Tuttavia è importante imporsi dei momenti di ‘silenzio’ in cui non permettiamo alla mail di disturbarci.
  5. Scrivere a tutti: spesso nei gruppi di lavoro si mettono tutte le persone tra i destinatari rischiando così di invadere, spesso inutilmente, le caselle di posta delle persone. Prima di inviare un messaggio riflettiamo un attimo: chi deve riceverlo e perché?
  6. Niente convenevoli: non dimentichiamoci che chi riceve il nostro messaggio è una persona in carne ed ossa, con le sue emozioni e i suoi impegni. A volte, senza esagerare, la gentilezza passa anche dal chiedere come stai? Come è andato quel progetto? Insomma dimostrare interesse aiuta a rendere anche il digitale più umano.

La prossima volta che scrivi una mail prenditi qualche minuto in più per riflettere, sarai più efficace ed efficiente, e così anche chi riceverà i tuoi messaggi.
Articolo di Sabrina Toscani uscito su Settesere il 12/06/15

Sabrina Toscani

Fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente dell'Associazione Professional Organizers Italia APOI. Sono stata tra i primi ad introdurre il professional organizing in Italia, ho creato il primo ente di formazione per Professional Organizers e sono autrice del primo libro italiano del settore, edito da Mondadori.

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