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Giornata più produttiva


La scorsa settimana è uscito un bell’articolo sul Professional Organizing su Vanity Fair. Riporto qui i 10 consigli che abbiamo dato. Per avere una giornata più produttiva non commettere questi errori:

1. Leggere le email come prima cosa la mattina. Si tratta di un’abitudine molto diffusa, ma anche molto pericolosa per il buon andamento della giornata. Se leggiamo subito la posta senza prima chiarire a noi stessi le nostre priorità rischiamo di passare subito a risolvere le urgenze altrui e di trovarci nel tardo pomeriggio a non aver ancora avuto il tempo da dedicare ai nostri compiti importanti.

2. Fare più cose contemporaneamente. Spinti dalla necessità di dover fare tante cose crediamo che farne tante contemporaneamente sia una soluzione; in realtà ormai innumerevoli studi confermano che il multitasking non premia, anzi fa perdere tempo e induce all’errore.

3. Non decidere. Rimandare le decisioni ci alleggerisce al momento, ma ci penalizza in prospettiva. La confusione, fisica e mentale, non è altro che un susseguirsi di decisioni non prese.Screenshot 2015-02-25 19.29.31

4. Tenere tutto a mente. Spesso affidiamo alla nostra memoria un compito troppo gravoso, quello di ricordare tutto quello che dobbiamo fare senza supportarla con nessuno strumento cartaceo o elettronico; in realtà la nostra mente, così come un computer, ha una memoria limitata per cui se la riempiamo il processore rallenta e rischia il tilt.

5. Usare molti calendari. Mentre è valida l’abitudine di scrivere i nostri impegni è sbagliato farlo usando più dispositivi e calendari, rischiamo infatti che nessuno di questi strumenti sia veramente degno della nostra fiducia, e quindi in grado di supportarci con il rischio di mancare scadenza o appuntamenti importanti.

6. Scaricare troppe app. Molte application promettono miracoli nell’organizzazione, alcune sono veramente valide, tuttavia l’essere organizzati è un processo che deve avvenire prima dell’uso dell’application, valida per noi, altrimenti il rischio è la confusione.

7. Voler fare troppe cose. Prendere troppe impegni e non essere capaci a dire di no ci può condurre verso un esito contrario a quello che era nelle nostre buone intenzioni. E’ bene fare una giusta valutazione di quanto riusciremo a fare prima di prendere un impegno per non rischiare di perdere la stima del nostri interlocutore.

8. Conservare troppe cose. Molto spesso conserviamo troppi oggetti, documenti e informazioni, che non hanno un valore né pratico né emotivo mentre disperdono la nostra attenzione e le nostre energie.

9. Non mettere le cose al proprio posto. Spesso cerchiamo, perdendo tempo prezioso, occhiali, chiavi, documenti importanti, senza riuscire a trovarli. E’ fondamentale dare una dimora fissa agli oggetti in modo tale da ritrovarli al bisogno lì dove sono sempre stati.

10. Non dedicare tempo alla programmazione. Fermarsi e programmare sembra una pratica inutile e uno spreco di tempo, in realtà è un’attività fondamentale, grazie alla quale decidiamo cosa fare del nostro tempo. Non è poco.

Sabrina Toscani

Fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente dell'Associazione Professional Organizers Italia APOI. Sono stata tra i primi ad introdurre il professional organizing in Italia, ho creato il primo ente di formazione per Professional Organizers e sono autrice del primo libro italiano del settore, edito da Mondadori.

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