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Organizzazione ufficio: alcuni consigli


Parlando di organizzazione dell’ufficio è interessante scoprire come ciascuno adotti metodi e strategie diversi, tutti utili ad aumentare la produttività e perdere meno tempo. Durante il laboratorio “Organizza il tuo spazio di lavoro” i presenti partecipano interattivamente e condividono alcune modalità molto personali di come si organizzano la scrivania e l’ufficio:8797documents

Vittorio approfondisce il suggerimento dell’etichettare quanto più possibile facendo la considerazione che per lui è necessario usare una doppia parola chiave, una relativa al cliente, che andrà come etichetta del raccoglitore principale, e la doppia parola chiave “progetto & cliente” sulle cartelle all’interno del raccoglitore. Se per es. c’è una cartella “collaudo” senza specificato altro questa può andar confusa con la cartella “collaudo” di un raccoglitore aperto di un altro cliente . Se scrive “collaudo Rossi” nella cartella del raccoglitore “Rossi” non ci sarà più possibilità di confonderla. Prendiamoci quindi tutto il tempo necessario per etichettare, questo ci agevolerà il lavoro nel ritrovare e riporre tutti i documenti.

Daniele ci racconta che etichetta sempre alcuni oggetti di cancelleria (per es. la cucitrice) per essere sicuro che non venga persa o mai più restituita da parte dei colleghi. Inoltre dice di tenere volutamente la stampante lontano dalla scrivania, sia come deterrente per evitare di stampare troppe cose, sia per avere l’occasione di alzarsi dalla sedia e sgranchirsi un po’ le gambe. Lo spunto per parlare del posizionamento degli oggetti che ci supportano al lavoro è dato dal “metodo del bersaglio” che ci suggerisce di tenere le cose meno frequentemente usate più lontane dalla scrivania, quelle più utilizzate più vicine con lo scopo di tenere tutto a portata di mano, ma non occupare delle aree utili per il nostro lavoro quotidiano con oggetti e documenti inutili.

Enzo ci fa presente un suo trucco per non perdere troppo tempo nelle telefonate: usa una clessidra della durata di 6 minuti (ammette di adottare il metodo con le persone particolarmente logorroiche) e avvisa l’interlocutore che alla fine della clessidra dovrà chiudere la telefonata. E’ un ottimo metodo per rimanere produttivi e ottimizzare il tempo, dando anche all’altra persona l’opportunità di sfruttare bene i 6 minuti a disposizione.
Un altro suggerimento utile è quello di avere un grande orologio in vista in modo che sia le visite inattese che le riunioni programmate abbiano modo di confrontarsi costantemente con il tempo che passa.
Alessandra avvisa all’inizio della riunione a che ora dovrà finire a causa di successivi impegni: ottimo metodo per aiutare tutti i partecipanti ad ottimizzare i minuti a disposizione.

Sandra per evitare di accumulare troppi documenti tende ad eliminare tutto. Meno oggetti e documento abbiamo più è facile mantenere il nostro sistema organizzato, più cose abbiamo più il nostro sistema subirà delle pressioni. Quindi domandiamoci sempre se un oggetto o un documento ci è veramente utile e ci supporta nel nostro lavoro, o se invece è inutile e solo di ostacolo.

Nicoletta dice di tenere sempre un notes a portata di mano, sulla scrivania, vicino al telefono. Questo è un ottimo metodo per non lasciarsi sfuggire né comunicazioni e messaggi provenienti dall’esterno, né idee che ci vengono in mente nei momenti più inaspettati: catturiamo tutto su un foglio!

Quali sono i tuoi modi molto personalizzati di organizzare scrivania, spazio e flusso di lavoro?

Sabrina Toscani

Fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente dell'Associazione Professional Organizers Italia APOI. Sono stata tra i primi ad introdurre il professional organizing in Italia, ho creato il primo ente di formazione per Professional Organizers e sono autrice del primo libro italiano del settore, edito da Mondadori.

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