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La posta elettronica


POSTMAN PAT -- Pictured: "Postman Pat" -- QUBO NetworkDa poco ho trovato uno studio inglese (non recente, ma attuale) del Dr Thomas Jackson della Loughborough University dal quale si evincono degli interessanti dati relativi alla gestione delle e-mail.

Il 58% degli intervistati dice di trascorrere più di due ore al giorno nell’elaborazione della propria cartella della posta in arrivo, mentre il 38% lamenta di ricevere troppe email e che questo crea un’ostacolo nel portare avanti il lavoro.
Il dato più interessante (nel quale mi ci sono ritrovata!) però riguarda il fatto che la sensazione provocata da un’email in arrivo, che non sappiamo di chi sia e cosa contenga, ci incuriosisce e ci fa scattare gli stessi meccanismi di dipendenza che si riscontrano nel gioco. Quindi ci troviamo ad andare velocemente a guardare cosa ci è arrivato, spesso in maniera inconscia: il 70% degli intervistati risponde alla notifica di arrivo di una nuova mail entro 6 secondi dall’arrivo!

Ogni volta che andiamo a consultare una email che ci è appena arrivata abbiamo bisogno di media di 64 secondi per tornare a concentrarci su ciò che stavamo facendo. Una persona che riceve circa 40 email al giorno e consulta la posta ogni 5 minuti rischia di buttare 8 ore e 1/2 a settimana solo per cercare di riprendere il filo di ciò che stava facendo.

Questi dati ci suggeriscono quindi che, se ci teniamo alla qualità del nostro tempo e se vogliamo rimanere produttivi, dobbiamo adottare almeno due strategie:

1) togliere tutte le notifiche sia sonore che visive dai client di posta ( e possibilmente anche dai Social Network, per es.), così non siamo indotti a sbirciare nella e-mail, anche se non vorremmo

2) non trascorrere tutto il giorno a rispondere alle e-mail, ma stabilire determinati momenti nella giornata in cui leggerle ed elaborarle. La frequenza di questi momenti è dettata la tuo tipo di lavoro, può essere ogni ora, ogni due ore, oppure 4 volte al giorno. L’importante è che quando stai lavorando su cose importanti non ci siano distrazioni ed interruzioni inutili e poco produttive.

Non permettiamo quindi al postino di suonare, e distrarci, ogni volta che gli pare!

 

Sabrina Toscani

Fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente dell'Associazione Professional Organizers Italia APOI. Sono stata tra i primi ad introdurre il professional organizing in Italia, ho creato il primo ente di formazione per Professional Organizers e sono autrice del primo libro italiano del settore, edito da Mondadori.

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