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Calendario agenda per il 2013: cartacea o elettronica?


Quale sistema adottare per programmare gli impegni nel 2013: è meglio avere un calendario da appendere, un agenda cartacea o scegliere tra una delle molteplici soluzioni tecnologiche?

La scelta è personale e dipende dallo stile organizzativo e dalla predisposizione. L’importante è usare un sistema che piace, con il quale sentirsi a proprio agio. Se sei un tipo creativo e spontaneo forse preferisci carta e penna, se sei minimalista e pianificatore forse tendi più ad una soluzione tecnologica, in ogni modo la cosa migliore è fare una lista di caratteristiche che deve avere il tuo strumento ideale in base al tuo carattere e alle tue esigenze e poi scegliere tra le varie soluzioni a disposizione.

Ecco alcuni elementi per aiutarti nella scelta:

La prima regola fondamentale è non passare da un sistema all’altro, ma stabilire quale sistema usare e utilizzare solo quello (altrimenti si rischia di disseminare informazioni e appunti ovunque creando solo confusione).

Il secondo consiglio riguarda le famiglie: oltre all’agenda elettronica o cartacea di ciascuno dei componenti, dovrebbe esistere in casa un calendario (uno solo!) dove tutti inseriscono i propri impegni (solo quelli che hanno a che vedere con l’andamento della famiglia naturalmente) e così tutti ne sono a conoscenza e niente può essere dimenticato (e quanti litigi in meno!).

Il terzo suggerimento è di avere l’agenda (cartacea o elettronica) sempre con sé. Perché in ogni momento è possibile consultare i propri impegni e la propria disponibilità, e anche segnare qualsiasi cosa venga in mente senza pericolo di dimenticarsi. Un ulteriore accorgimento per cogliere al volo un pensiero e non farselo scappare di mente può essere usare una application dello smart-phone (ce ne sono molte, facili e gratuite) che permette di registrare la propria voce ed ascoltarla successivamente per poi riportarla in agenda.

Il quarto punto riguarda i vantaggi di scegliere una soluzione tecnologica  rispetto alla tradizionale agenda cartacea. Queste soluzioni sono per lo più gratuite, comode perché vi si può accedere in mobilità ovunque ci si trova, si possono impostare gli avvisi automatici per ricordarci degli impegni presi. Danno infine la possibilità di creare più di un calendario e di condividerlo con altri.

Per chi decide di scegliere tra le soluzioni elettroniche gli strumenti più comuni sono Google Calendar, Yahoo Calendar, Windows Live Calendar, Outlook Calendar (quest’ultimo in particolare per chi usa già Outlook come client di posta). Qualsiasi opzione tecnologica si scelga, però, prevedete un po’ di applicazione nello studiare lo strumento per usarlo correttamente ed efficacemente per i vostri bisogni.

Sabrina Toscani

Fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente dell'Associazione Professional Organizers Italia APOI. Sono stata tra i primi ad introdurre il professional organizing in Italia, ho creato il primo ente di formazione per Professional Organizers e sono autrice del primo libro italiano del settore, edito da Mondadori.

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